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初めて人を雇用するときに必要な従業員の手続き

初めて人を雇用するときに必要な従業員の手続き

労働条件の明示と雇用契約の締結

従業員を雇い入れる際には、事業主(会社)は、パートやアルバイト、正社員などによって区別することなく、すべての従業員に対して、労働時間や給与などの労働条件を明示しなければなりません。
「労働基準法」では、必ず文書で明示しなければならない条件と、口頭でも明示すれば可とする条件の2種類があります。しかし、口頭でも可とする条件についても、後々のトラブルにならないように、極力書面にして従業員に明示すべきでしょう。

明示すべき労働条件

労働基準法の第15条に、明示すべき労働条件の記載があります。必ず書面で明示しなければならない条件と、口頭でも可とする条件を分類すると、以下の通りになります。

 

書面による明示条件口頭でも可とする明示条件
(1) 労働契約の期間(1) 昇給に関する事項
(2) 有期労働契約を更新する場合の基準(2) 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算・支払の方法、支払の時期に関する事項
(3) 就業の場所・従事する業務の内容(3) 臨時に支払われる賃金、賞与などに関する事項
(4) 始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交替制勤務をさせる場合は就業時転換に関する事項(4) 労働者に負担させる食費、作業用品その他に関する事項
(5) 賃金の決定、計算・支払の方法、賃金の締切り・支払の時期に関する事項(5) 安全・衛生に関する事項
(6) 退職に関する事項(解雇の事由を含む(6) 職業訓練に関する事項
(7) 昇給の有無(7) 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
(8) 退職手当の有無(8) 表彰、制裁に関する事項
(9) 賞与の有無(9) 休職に関する事項
(10) 短時間労働者の雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口 

※上記「書面による明示条件」の(7)~(10)の書面明示義務は、パートタイマーに対してのみ(「特定事項」と言います)。

ちなみに、労働条件を文書で明示する際には、その形態は決まっていません。会社に就業規則があれば、そのコピーでも足ります(ただし、法律で決められている条件がその就業規則にすべて書かれていない場合は、書かれていない条件は別途明示する必要があります。)し、メールで連絡しても構いません。

しかし多くの場合は、「労働条件通知書」として書面で労働者に一方的に配布する方法、または、「労働条件通知書兼労働契約書(または、労働条件通知書+労働契約書)」として、労働条件を書面で提示し、会社と従業員の双方がお互い確認した上で、署名(記名)+押印をして契約書を取り交わす方法のどちらかを採用しているのではないでしょうか。
後々、従業員から「受け取っていない」とか「覚えていない」などと言われないようにするためにも、厳粛に、契約書として取り交わす方がいいと思います。

なお、「労働条件通知書」のサンプルは労働者厚生労働省のホームページ上で公開されていますので、こちらをご参考ください。

厚生労働省 労働条件通知書サンプル(一般労働者用)

新入社員の入社時提出物

従業員を新しく雇用する際に、従業員に対して会社が提出を求める書類は、おおむね次のようなものになります。会社によっては、提出が不要なもの、また、この他にも提出を課すものがあるでしょう。

 書類名備考
1履歴書 
2職務経歴書 
3卒業証明書・成績証明書新卒の場合のみ。
4住民記載事項証明書住所の証明として使用。
なお、本籍地が記載されているため、住民票の提出は不可(個人情報保護と、出身地による差別につながる恐れがあるから)。
5健康診断書(3か月以内に受診した健康診断の結果)この診断書の提出があれば、労働安全衛生法で規定する「雇入れ時の健康診断」を省略ができる。
提出がない場合は、従業員を雇い入れた後に、「雇入れ時の健康診断」を実施する必要がある。
6身元保証書 
7秘密保持誓約書 
8口座振込依頼書 
9通勤手当申請書 
10給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 
11給与所得者の源泉徴収票入社年度に他社からの給与所得がある場合
12雇用保険被保険者証以前に雇用保険に加入していた場合
13年金手帳・基礎年金番号通知書年金番号が必要なため。コピーでも可。被扶養配偶者がいる場合は、その方の分も提出してもらう必要がある。
14健康保険被扶養者(異動)届所得税の源泉徴収(給与からの天引き)を行う際、扶養家族の人数を確認する資料。
「給与所得の源泉徴収税額表」の「甲」欄を使用するために必要となる。初回の給与締め日までに提出してもらう。

 

従業員の労働保険・社会保険への新規加入手続き

労災保険に加入する従業員

労災保険適用事業所において、労災保険が適用になる従業員は、以下の通りです
 

原則常用、日雇、パート、アルバイト、派遣等、名称や雇用形態にかかわらず、労働の対償として賃金を受けるすべての従業員が対象
パートタイムすべての従業員が対象
法人の代表取締役、役員対象とはならない→特別加入制度あり
※ただし、役員であっても、事実上業務執行権を有する役員の指揮監督を受けて労働に従事し、その対償として賃金を得ている者は対象となります。
個人事業主対象とはならない→特別加入制度あり
個人事業主と同居している親族原則として対象とはならない
※ただし、労働者的な性格を有するのであれば対象となります。

 

雇用保険に加入する従業員

雇用保険適用事業所において、雇用保険に加入する従業員は、以下の通りです
 

原則

常用、日雇、パート、アルバイト、派遣等、名称や雇用形態にかかわらず、雇用される従業員は、原則としてすべて加入
※ただし、以下に該当する従業員を除きます。
①65歳に達した日以後に新たに雇用される従業員
②昼間学生(昼間学校に通う大学生や高校生)
③臨時内職的に雇用される従業員
④4か月以内の期間を予定して行われる季節的事業に雇用される従業員
⑤外国において雇用関係が成立した後、日本国内にある事業所で勤務する外国人

パートタイム

次の要件を全て満たしていれば加入
31日以上引き続き雇用されることが見込まれている
※具体的には、次のいずれかに該当する場合をいいます。
期間の定めがなく雇用される場合 
・雇用期間が31日以上である場合
・雇
用契約に更新規定があり、31日未満での雇止めの明示がない場合
雇用契約に更新規定はないが同様の雇用契約により雇用された従業員が、31日以上雇用された実績がある場合
(当初の雇入時には31日以上雇用されることが見込まれない場合であっても、その後、31日以上雇用されることが見込まれることとなった場合には、その時点から雇用保険が適用されます。)
1週間の所定労働時間
(雇用契約上の基本労働時間)が20時間以上

法人の代表取締役、役員

加入しない
※ただし、同時に従業員としての身分を有する役員(兼務役員)は、服務態様、賃金、報酬等の面から見て、労働者的性格が強いものであって、雇用関係があると認められる者に限り、加入する

個人事業主加入しない
個人事業主と同居している親族原則として加入しない
※ただし、労働者的な性格を有するのであれば加入します。

 

社会保険(健康保険・介護保険・厚生年金保険)に加入する従業員

社会保険適用事業所において、社会保険に加入する従業員は、以下の通りです
 

原則

適用事業所に常時使用される従業員は、国籍や性別、年金の受給の有無にかかわらず加入

※ただし、以下に該当する従業員を除きます。
①日々雇い入れられる従業員(1か月を超えて引き続き使用されるようになった場合は、その日から被保険者となる) 
②2か月以内の期間を定めて使用される従業員(所定の期間を超えて引き続き使用されるようになった場合は、その日から被保険者となる)
③所在地が一定しない事業所に使用される従業員
④季節的業務(4か月以内)に使用される従業員(継続して4か月を超える予定で使用される場合は、当初から被保険者となる) 
⑤臨時的事業の事業所(6か月以内)に使用される従業員(継続して6か月を超える予定で使用される場合は、当初から被保険者となる)

年齢による相違

①介護保険への加入は40歳から(65歳以上になると保険料は年金からの天引きになる)。
厚生年金保険への加入は原則として70歳まで。70歳以上の従業員は健康保険のみに加入する。
健康保険への加入は75歳まで。75歳以上になると、後期高齢者医療制度に移行するため加入できない。

パートタイム

1日または1週間の労働時間及び1ヶ月の労働日数が、同業の業務に従事する通常の労働者のおおむね4分の3以上ある場合に加入 

法人の代表取締役、役員

原則として加入
※ただし、非常勤の役員は被保険者になりません。しかし、「非常勤」の定義があいまいで諸説あります。単に役員報酬が低額だからとか、出勤日数が少ないからという理由ではなく、実態として恒常的に会社で働いているのかどうかがポイントになります。
ちなみに、代表取締役は代表権があるので、非常勤役員とはなりません。

個人事業主加入しない
個人事業主と同居している親族加入する

 

従業員が各保険制度に加入する際に必要な官公署への提出書類

社会保険・雇用保険に関して、従業員が新規加入する際に必要な届出書類は以下の通りです。

(「社」=社会保険、「健」=健康保険、「厚」=厚生年金保険、「雇」=雇用保険

種類提出書類名添付書類届出先備考提出期限
被保険者資格取得届①基礎年金番号(年金手帳で確認)年金事務所・年金手帳の写しで身分確認をする。年金手帳がない場合は、運転免許証で身分確認をする。
・年金手帳を紛失した場合は、「年金手帳再交付申請」を提出する必要がある。
被保険者を雇った時から5日以内
被扶養者(異動)届①収入要件確認のための書類年金事務所

所得税法の規定による控除対象配偶者または扶養親族となっている者は、事業主の証明があれば添付書類は不要。

当該事実の日から5日以内
国民年金第3号被保険者届 年金事務所

組合健保の場合のみ。加入が協会けんぽの場合は不要。

上記「被扶養者(異動)届」の複写式3枚目がこの届出用紙になる。

3号被保険者に該当した日から14日以内
被保険者資格取得届

①賃金台帳
②労働者名簿
③出勤簿(タイムカード)
④雇用期間を確認できる資料雇用契約書等)
⑤雇用保険被保険者証(過去7年以内に被保険者だった従業員のみ)
⑥雇用保険適用事業所台帳

ハローワーク(公共職業安定所)

・⑤に関して
今回加入する方が以前雇用保険に加入していた場合

・⑥に関して
「適用事業所設置届」を提出するとハローワークでもらえるもの。そのため、初回は不要。

労働者を雇った日の翌月10日まで

 

  • 上の表の「添付書類」は、所轄の役所によって異なります。詳しくは、事前にご確認願います。
     

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